这一章节里,我们以创建“签到表”为例,讲解如何在EXCEL表格里创建简单的表格,调整表格的格式,设置表格的密码,保存表格并打印出此表格。
签到表是一个比较规范的表格,行列比较整齐,在做此表格之前,心中有数,大概多少行或多少列,无法精准也没有关系,此类表格通常只有表头信息,下方空白,打印出来让人手工填写,因此在制作的时候可以先在每个单元格内输入表头信息后绘制表格线,也可以先选定范围绘制表格线,再填写表头信息均可。
EXCEL表格制作都是开放式的,同个表格,方法多种,具体谁先谁后并不重要,只要自己觉得方便快捷即可。
下面我们以其中一个方法为例:
根据心中所计划,移动鼠标,选中第一个单元格后,往右往下选中多个单元格,选中后的单元格变成了灰色。点击菜单栏上“开始”选项卡,单机“边框”,如图所示图标,下拉选择“所有框线”。
选中区域添加了黑色的框线。
在表格的第一行里输入表头信息。
因为每一列的内容不一样,要求的列宽也不一样,移动鼠标到列标题上,放到两个字母的中间,指针变成黑十字,按下左键左右移动,调整列宽,同样的方法调整其他列,如果连续两列的列宽一致,则可以点击列标题字母,连续选中两列或多列,同样的方式移动,这样选中的两列或多列就调整为同样的列宽。
同样地,如果要调整行高,可以单行调整或多行调整。方法同调整列宽一样,放到行号的中间,鼠标指针变成黑十字后,按下左键上下调整。
或者选中所有的行,移动到任意两个行的中间,按下左键上下调整,显示出的数字就是调整后的高度值。
如果有指定的行高或列宽值,也可以选择行或列后,点击鼠标右键,弹出列表,选择“行高”或“列宽”。
弹出小窗口,在输入框里输入行高值或列宽值。
选中表格里的表头信息,点击菜单栏上“开始”选项卡,单击“对齐方式”,设置文字的对齐方式,这里提供了六种对齐方式,大家可以点击每一个对齐方式查看效果,或是通过图例观察可以看出对齐的效果。
选择单元格,点击菜单栏上“开始”选项卡,点击字体,下拉可以选择合适的字体。点击“字号”,下拉或直接输入数字,修改文字的大小。如果选中的单元格里的文字原本就有大有小,需要统一增大或减小字号,点击字号右侧的“增大字号”或“减少字号”即可。
在表格的上方输入标题,选中多个单元格,和下方的表头对齐,点击菜单栏上“合并后居中”,选中的多个单元格合并成了一个单元格,同时文字居中对齐。
点击右侧的箭头符号,下拉选择“取消单元格合并”,即可将合并过后的单元格还原。
制作完成表格后,点击功能区“文件”,弹出列表,选择“保存”或“另存为”,选择要保存表格的位置,也可以按下快捷键“CTRL+S”。
弹出窗口,选择具体的保存表格的文件夹,在文件名输入框里输入自定义的文件名称。保存类型默认“.xlsx”。
对于某些工作表,想要设置打开密码或修改的密码,点击下方“工具”右侧的箭头,弹出列表,单击“常规选项”。
弹出窗口,设置打开权限密码或修改权限密码,点击确定即可。
如果需要将表格打印出来,点击功能区“文件”,弹出窗口,点击“打印”,或按下快捷键“CTRL+P”。
弹出窗口,右侧预览表格打印出来的效果,中间设置打印的参数,上方份数设置要打印的数量,点击打印机,选择能打印的打印机名称,下方选择纸张,调整页边距,设置完成后,点击打印即可。
但上图的签到表,我们一般会布满整个A4纸,现在才占了纸张的一般,通常这种情况下,点击左上角的箭头符号返回到工作表里,添加更多的行即可。
选中一行,或多行,点击鼠标右键,弹出列表,点击“插入”或“删除”,选中一行就插入或删除一行,选中多行就插入或删除多行,可以重复操作,直到合适为止。
再次进入打印预览界面,点击右下角的图标,预览效果四边添加了页边距线条,点击线条,可以调整上下左右的边距。
如果调整好边距后,表格还是偏向一边,点击“页面设置”按钮,弹出窗口,点击“页边距”标签,下方勾选“水平”或“垂直”居中,根据需要选择。
初期制作表格的时候,并不能一部到位,尤其是这种需要打印的表格,需要不断地预览,不断做出调整,慢慢就会掌握一定的技巧了,制作出漂亮的表格了。